PENGERTIAN ADMNINISTRASI PERKANTORAN
Administrasi adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok seseorang bedasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan oleh struktur dengan menggunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. jadi administrasi unsur-unsur sekelompok orang, kerja sama, pembagian tugas secara tersruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan memanfaatkan sumber.
TUJUAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
- Membantu perusahaan memelihara persaingan.
- Memberikan pekerjaan ketatausahaan yg cermat
- Membuat catatan dgn biaya minimal
- Memberikan semua keterangan yg lengkap & diperlukan siapa saja, kapan & di mana hal itu diperlukan ukt pelaksanaan perusahaan secara efisien
- Memberikan catatan & laporan yg cukup dgn biaya serendah-rendahnya.
KEGIATAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
- Penyediaan informasi yg dibutuhkan ukt kepentingan manajemen
- Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah ukt diakses oleh yg membutuhkan.
- Pengadministrasian seluruh kegiatan
- Menginventarisasi peralatan kantor
FUNGSI ADMINISTRASI PERKANTORAN
- Pengendalian & pengawasan
- Pengarahan & pengawasan
- Pengarahan
- Manajemen
- Pengawasan
- Perencanaan, pengendalian & pengorganisasian
- Manajemen & pengarahan
- Tata laksana/penyelenggaraan
- Pelaksana secara efisien
FAKTOR-FAKTOR ADMINISTRASI PERKANTORAN
- Persayaratan
- Metode
- pegawai
- Material perlengkapan
Karakteristik Administrasi Perkantoran
Karakteristik Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran memiliki perbedaan dengan tata usaha perkantoran. Terdapat faktor pembeda, mulai dari jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat dalam pelaksanaan kegiatan. Untuk lebih jelasnya berikut karakteristik/ciri-ciri administrasi perkantoran...a. Bersifat pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor umumnya merupakan dari pelayanan dan support untuk kegiatan organisasi.
b. Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor berdampak pada unit-unit lain yang selalu hadir dan dilaksankan disetiap organisasi.
c. Hasil akhirnya berupa informasi
Informasi adalah keterangan-keterangan yang berisi data yang dapat dipercaya dalam kepentingan pihak tertentu. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi yang berada di kantor lain; pimpinan, pemegang saham, pemerintah, masyarakat, dan karyawan organisasi dsb.
d. Bersifat memudahkan
Pekerjaan kantor merupakan alat katalisator yang memiliki bermacam-macam kegiatan dari setiap perusahaan dipersatukan.
e. Bersifat pengetikan dan penghitungan
Susunan perkerjaan kantor lebih banyak yang terdiri dari pekerjaan mengetik
f. Dilakukan oleh semua pihak
Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam satu bagian yang beberapa kantor dikerjakan dalam tiap bagian perusahaan.
1. Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Pada umumnya kegiatan perkantoran terdri dari beberapa kegiatan antara lain sebagai berikut..
a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari
1). Perencanaan gedung
2). Tata ruang kantor
3). Penerangan/cahaya
4). Ventilasi
5). Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6). Anggaran (budgetting) perkantoran
7). Standar kualitas kerja
8). Sistem informasi dan telekomuniktasi
b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing), adalah pengaturan sejumlah fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi meliputi
- Pembagian tugas dan pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan
- Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun dengan bawahan
- Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.
c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), Pengarahan
perkantoran adalah suatu kegaitan yang meningkatkan efektivitas dan
efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang
telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan
dinamis. Pengarahan perkantoran adalah sebagai berikut.
- Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
- Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
- Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
- Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
- Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, untuk komunikasi antara atasan dengan bawahan agar sedianya dapat berjalan lancar.
- Penggunaan tolak ukur yang benar dan adil dalam pemberian gaji karyawan.
- Penggunaan peralatan dan perabot kantor
- Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
- Kualitas pekerjaan kantor
- Pelayanan kantor
- Waktu
- Biaya perkantoran
Dari hasil uraian diatas, kantor merupakan keseluruhan ruang dalam suatu bangunan yang terdapat kegiatan tata usaha atau kegiatan manajemen maupun berbagai tugas lainnya. Perkantoran terikat dengan prasarana seperti:
a. Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang diperhatikan dalam penentuan lokasi kantor adalah sebagai berikut..
- Keamanan
- Lingkungan
- Harga
b. Gedung
Faktor-faktor yang menjadi perhatian dalam penentuan gedung adalah sebagai berikut..
- Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
- Gedung memiliki fasilitas yang memadai
- Harga gedung yang kompetitif seimbang dengan biaya dan keuntungannya.
Peralatan digolongkan kedalam dua kelompok antara lain sebagai berikut..
1). Perabotan kantor (office furniture), misalnya kursi, meja, laci, rak dan sebagainya yang terbuat dari besi, kayu, maupun bahan-bahan lainnya, yang memiliki peranan penting dalam kantor.
2). Perbekalan kantor (office suplies), misalnya kertas, penghapus, pena, tinta printer, dan peralatan habis pakai lainnya.
d. Interior
Interior adalah tatanan perabot atau perangkat yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, misalnya plafon, penerangan, ventilisais, hiasan kantor dan jendela.
e. Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor memiliki rumus perencanaan mesin yang digunakan sesuai dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan interior.
Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran
Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran memiliki beberapa unsur-unsur antara lain sebagai berikut...- Organisasi, ialah mengelompokkan dan menyusun kerangka kerja, jalinan hubungan kerjasama antara para pekerja dalam suatu wadah untuk mencapai tujuan tertentu.
- Manajemen, berfungsi dalam merencanakan, mengorganisasikan, membina, membimbing, menggerakkan, dan mengawasi sekelompok orang serta mengerahkan segenap fasilitas untuk tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai dengan baik.
- Komunikasi, adalah kegiatan yang menyampaikan berita, pemberian ide, dan gagasan dari seseorang kepada orang lain, yang bersifat timbal balik antara pimpinan dengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik secara formal maupun yang nonformal.
- Informasi adalah kegiatan yang menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyebarkan, dan menyimpan berbagai informasi.
- Personalia, ialah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan tenaga kerja
- Keuangan, adalah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan sumber daya sekaligus yang dipertanggungjawaban penggunaan dana.
- Perbekalan, adalah kegiatan yang merencanakan, mengurus dan mengatur dalam penggunaan peralatan kerja.
- Humas, ialah kegiatan yang menciptakan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat terhadap sekitar perkantoran.
